【什么是询证函】在财务审计和会计实务中，询证函是一个非常重要的工具，用于验证企业或个人的财务信息是否真实、准确。它通常由会计师事务所或审计师发出，向第三方（如银行、客户、供应商等）索取关于被审计单位的财务数据确认。
一、什么是询证函？
询证函，又称“函证”，是指审计人员为了获取审计证据，向与被审计单位有业务往来的第三方发送书面函件，以核实某些财务信息的真实性。例如，审计师可能会向银行发函，确认某企业的银行存款余额是否正确；或者向客户发函，确认应收账款是否存在。
其核心目的是：
- 确认财务报表中的相关项目是否真实存在
- 防止财务舞弊或错误
- 提高审计工作的可信度和准确性
二、询证函的类型
| 类型 | 定义 | 用途 |
| 积极式询证函 | 要求收函方无论是否同意都必须回复 | 用于金额较大或存在风险的项目 |
| 消极式询证函 | 只有在信息不一致时才要求回复 | 用于金额较小或风险较低的项目 |
| 电子询证函 | 通过电子邮件或在线平台发送 | 提高效率，减少纸质文件使用 |
| 传统邮寄询证函 | 通过纸质信件寄送 | 常用于对安全性要求较高的场合 |
三、询证函的操作流程
1. 确定需要函证的项目：根据审计计划，选择需要验证的账户或交易。
2. 准备询证函包括被审计单位名称、函证事项、金额等关键信息。
3. 发送询证函：通过邮寄、电子邮件或其他方式发送给第三方。
4. 回收并核对回函：检查回函是否一致，若有差异需进一步调查。
5. 记录和归档：将询证函及回函作为审计底稿的一部分进行保存。
四、询证函的重要性
- 提高审计质量：通过外部确认，增强审计结果的可靠性。
- 降低审计风险：发现潜在的财务错误或舞弊行为。
- 符合审计准则：是国际和国内审计标准（如《中国注册会计师审计准则》）的要求。
五、注意事项
- 询证函应由审计人员直接发送，避免被审计单位代为操作。
- 回函应由第三方直接寄回审计机构，确保信息的真实性和独立性。
- 对于未收到回函的情况，应采取替代程序进行核查。
总结
询证函是审计过程中不可或缺的工具，通过对第三方的书面确认，帮助审计人员验证财务信息的真实性。它不仅提高了审计工作的准确性，也增强了财务报告的可信度。无论是积极式还是消极式，合理使用询证函都能有效降低审计风险，保障财务信息的透明与合规。